Choisir son progiciel d'entreprise

Le système d'informations est au cœur de l'entreprise et un outil stratégique pour évoluer sur son marché, connaitre sa performance et anticiper des changements de situation.
C'est dans ce contexte que les progiciels d'entreprise, qu'ils soient spécialisés ou à large spectre, se sont développés et sont devenus presque incontournables.
Pourtant, choisir son progiciel d'entreprise reste un exercice difficile. Et les conditions de ce choix sont assujettis à des critères qui peuvent s'avérer antinomiques.

Avant toute chose, il est bon de se rappeler que choisir un progiciel d'entreprise, c'est prendre en compte tous les axes du cycle de vie d’un système d’informations. Ce qui signifie par exemple que le budget sans la pérennité du progiciel n'est pas un critère de choix suffisant pour éliminer le risque; cela implique également la prise en compte des facteurs humains (qui change d'outil et pourquoi ?) et organisationnels (comment va t on travailler désormais ?).

La démarche que je propose se résume en quatre actions: Valider, Mesurer, Evaluer, Choisir.

• Valider les processus cibles couverts par le progiciel recherché et les prioriser en fonction des enjeux métier.
• Mesurer les sources de gains économiques de la transformation induite par ces processus cibles.
• Evaluer les progiciels sélectionnés (donc éligibles), à partir de démonstrations scénarisées, sur la base d’une matrice de critères de choix (définie lors de l'action de validation de la cible).
• Quantifier le coût du projet de mise en œuvre de chaque progiciel sélectionné (incluant cette transformation)  puis choisir le progiciel le plus adapté sur la base d'une analyse de SWOT.

Les sections suivantes détaillent le contenu de chacune de ces actions, à considérer comme des phases d'un pré-projet.

VALIDER: à partir des enjeux métier, définir les processus cibles supportés par le nouveau progiciel d'entreprise et les formaliser en expression de besoins pour consulter les éditeurs ou leurs partenaires.

• Audit du système existant.
•  Recueil des objectifs sur la base des enjeux métier.
•  Identification des processus et fonctionnalités du système cible nécessaires à la couverture de ces objectifs.
•  Formalisation de la cible en expression de besoins: matrice de processus, grilles de priorités, objectifs.

Le livrable (produit fini) de cette phase est un document d'expression de besoins; il peut contenir les éléments propres à un cahier des charges à destination des éditeurs sélectionnés.

MESURER: à partir des enjeux métier, définir et valider le ROI attendu de la transformation du système d’informations induite par le nouveau progiciel et les processus qu'il va supporter.

•  Identification des processus impactés
•  Détection des points d’amélioration 
•  Évaluation du gain attendu de la solution

Le livrable (produit fini) de cette phase est un tableau de ROI.

EVALUER: à partir d’une sélection de progiciels établie au préalable et sur la base d’une grille de choix, évaluer les progiciels via des démonstrations scénarisées.

• Sélection des progiciels pour un premier tour de qualification.
•  Définition des critères de sélection et pré qualification des progiciels pour le second tour (choix de la short–list).
•  Lancement de la consultation des éditeurs: envoi du cahier des charges et des règles de la consultation, planning inclus.
•  Qualification du progiciel avec les éditeurs, sur la base du cahier des charges et définition du scénario de la maquette, base des démonstrations des éditeurs.
•  Pilotage des ateliers de démonstration ( maquette ) des éditeurs et évaluation des progiciels.

Le livrable (produit fini) de cette phase est un dossier d'évaluation composé des éléments suivants:

• Grille de critères de sélection des progiciels.
• Short-list des progiciels à consulter, qualifiée.
• Règles et planning de la consultation des éditeurs.
• Scénario de la maquette de démonstration des progiciels.
• Matrice d’évaluation des progiciels, renseignées pour chacun.

CHOISIR: sur la base d’une analyse de SWOT, choisir le progiciel le plus adaptée aux objectifs définis lors de l'expression de besoins.

• Quantification de l’effort de mise en œuvre de chaque progiciel.
• Établissement d’un document de synthèse d’évaluation des progiciels pour prise de décision par la Direction Générale, notamment selon les critères :
• Couverture fonctionnelle / objectifs / valeur ajoutée.
• Intégration du progiciel au système d'informations de l'entreprise.
• Critères techniques.
• Coûts & charges du projet.
• Délais et planning de mise en œuvre du progiciel.
• Impacts sur l’organisation & flexibilité du progiciel.
• Analyse de SWOT (forces, faiblesses, opportunités, risques).
• Choix du progiciel.

Le livrable (produit fini) de cette phase est un SWOT par progiciel sélectionné afin d'argumenter le choix.

En voici un exemple:

En général, le choix constitue à analyser l’optimum entre l’axe financier et la complexité de la transformation induite par la mise en oeuvre du progiciel.

Réussir ce choix demande de respecter quelques principes fondamentaux érigés ici en facteurs clé de succès:

• Une décision pilotée par les enjeux métier.
• La prise en compte de la culture de l’entreprise.
• Une approche orientée processus et non fonctions.

Thierry Biyoghé
Bickley Park