La dématérialisation des factures fournisseurs est tout sauf un projet technique

Depuis plusieurs années, le nombre d’entreprises ayant lancé des projets de dématérialisation des factures fournisseurs ne cesse de croître. Aujourd’hui, la promesse d’un ROI rapide et élevé est l’argument le plus invoqué pour convaincre les entreprises. Pourtant, ces dernières n’ont pas toujours réussi à dégager les bénéfices attendus de ce type de projet.  

Alors qu’est ce qui motive les entreprises à mettre en œuvre des projets de dématérialisation des factures fournisseurs? Et quels bénéfices peuvent-elles en espérer ?

Avant de répondre à ces questions, il est nécessaire de comprendre ce que recouvre le terme de dématérialisation et sous quelle forme elle s’exerce. 

Tout d'abord, la dématérialisation ne s’arrête pas à la gestion électronique des documents mais va jusqu’à la dématérialisation fiscale. Pour rappel, une facture dématérialisée fiscalement est un fichier informatique considéré comme une facture originale aux plans contractuel, fiscal et commercial : 

• conforme aux dispositions des articles 289V ou 289bis du Code Général des Impôts ; 
• reconnue comme un original par les 2 parties.

Quand on pose la question aux entreprises sur ce qui les a motivés à lancer un projet de dématérialisation des factures fournisseurs, il en ressort deux grands types de motifs :

• L’industrialisation des processus comptables dans le but de les optimiser et de diminuer les coûts de traitement des factures.
• L’optimisation des relations client – fournisseur dans le but de les améliorer.

En ce qui concerne le premier motif, les raisons majeures se classent comme suit, en ordre décroissant :

En ce qui concerne le second motif, les facteurs clé de réussite  peuvent se résumer au tableau suivant :

Les principaux bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs sont les résultantes des motifs listés précédemment.

Selon plusieurs études réalisées ces dernières années, le coût de traitement d’une facture papier peut être réduit jusqu’à 70% avec une dématérialisation fiscale, que ce soit pour le fournisseur ou pour le client acheteur. Ces chiffres ont beaucoup contribué à motiver le lancement de projets de dématérialisation des factures fournisseurs. 

Au-delà du projet technique, souvent mis en avant dans la presse spécialisée, la dématérialisation des factures fournisseurs est l’occasion de refondre les processus et de revoir les méthodes de travail, ce qui nécessite un accompagnement du changement auprès des acteurs concernés, les collaborateurs de l’entreprise et les partenaires externes et enfin une communication ciblée. 

La cartographie des processus pour chaque type de facture permet de documenter et de formaliser le circuit de centralisation des factures et les règles de codification de ces documents. Cette étape demande d’impliquer toutes les directions concernées  dans l’entreprise et pas seulement la comptabilité.

La conduite du changement (incluant la formation aux nouveaux modes de travail) ne concerne pas uniquement les services comptables mais tous les acteurs de l’entreprise concernés par la validation de la facture. Rappelons que l’objectif du « zéro papier » est un changement radical dans la pratique des collaborateurs comptables et qu’il nécessite une étude du poste de travail afin de ne pas résulter par une baisse de productivité induite par la perte de leurs repères. Enfin, il arrive que ce changement soit une véritable transformation culturelle dans l’entreprise.

La communication est interne comme externe ; elle vise évidemment les collaborateurs afin de leur vendre les avantages du changement et sa mise en œuvre. Elle concerne aussi les partenaires externes, que ce soit les fournisseurs même s’ils sont déjà fortement impliqués dans ce changement, et également les prestataires de la dématérialisation (DSI, outsourcing, éditeurs des solutions utilisées, intégrateurs …).

On ne le répète jamais assez, un projet de dématérialisation est l’occasion de transformer l’entreprise, dans sa relation au fournisseur, dans la valeur du travail des collaborateurs, dans la responsabilité des différents services lors de l’acte de gestion que constitue la validation de la facture. C’est plus qu’un projet technique évidemment et c’est de surcroît plus qu’un vecteur de réduction de coûts.



Thierry Biyoghé
Bickley Park